Existenz sichern durch Digitalisierung

Dass Videoanrufe und Kommunikation übers Internet viele Vorteile bieten, wissen wir alle. Dass uns diese technischen Tools aber jetzt helfen, unsere Existenz sicherzustellen, hätten wir so schnell nicht erwartet. Das Coronavirus hat unser Leben auf den Kopf gestellt. Es gilt, die Herausforderungen zu meistern, nicht nur gesellschaftlich, sondern auch aus unternehmerischer Perspektive. Wir geben einen Einblick, wie wir das als Agentur umsetzen.

Ihr geht jetzt alle nach Hause

Welche Worte uns sonst Freitags in den Feierabend verabschiedet haben und die Vorfreude auf ein kühles Bier weckten, sorgten am Anfang der Woche eher für Unbehagen. Wie schnell sich eine anfangs noch so weit entfernte Problematik zu einer Krise entwickelt, die einen unmittelbar trifft und beeinflusst, hat wahrscheinlich alle erschreckt. Die Entscheidung der Geschäftsführung ist keine leichte: Aufträge müssen erledigt werden, das Geld erwirtschaftet, die Mitarbeiter bezahlt,… Aber was noch viel wichtiger ist: Alle müssen gesund bleiben. Um der allgemeinen Verantwortung im Rahmen der Corona-Krise nachzugehen wird beschlossen: Wir gehen alle nach Hause. Home Office. Wie lange? Das weiß grade keiner. Die Stimmung ist nicht wirklich in Worte zu fassen. Keiner weiß so recht was vor sich geht, niemand kann die Lage einschätzen. Ein kleines Chaos in jedem und doch wissen alle: Das ist die einzig korrekte Maßnahme.

Dem Server sei Dank

Laptop einpacken und los. Alle suchen ihre Sachen zusammen, nehmen ihre Jacke und ihre Tasche und verlassen das Büro. Die Vorteile eines digital arbeitenden Unternehmens? Alles liegt auf dem Server, jeder kann darauf zugreifen und wenigstens dieses Chaos mit Zetteln und Ordnern bleibt erspart. So schnell das Open Office verlassen wurde, so schnell wurden die Heimarbeitsplätze aufgebaut: Noch am gleichen Tag saß jeder der Schwarz+Matt Teammitglieder vor seinem Laptop und war bereit, die Arbeit von Zuhause aus fortzusetzen. Da wir sonst eigentlich nie – und schon gar nicht alle zeitgleich – aus dem Home Office arbeiten, war die Umstellung für alle spürbar. Innerhalb kürzester Zeit musste ein Plan her, wie man trotzdem als Marketingdienstleister für seine Kunden zur Verfügung stehen und bestmöglich beraten kann. Trotz turbulenter Zeiten.

Neue Tools direkt an den Start

Unsere Online-Kommunikation findet intern im Team mit „Slack“ statt. Hier können wir entweder in Gruppen- oder Einzelchats alle notwendigen Dinge klären, oder auch einfach mal ein paar spaßige Botschaften hin und her senden. Unser Projektmanagement wickeln wir über unsere Agentursoftware und „Asana“ ab. Mit „Asana“ können wir nicht nur intern digitale Boards anlegen, sondern auch gemeinsam mit unseren Kunden einen Projektüberblick erstellen. Transparent sieht so jeder, woran derzeit gearbeitet wird, wer welche Aufgaben übernimmt und für wann die Deadlines gesetzt sind. Innerhalb der Aufgaben in dem Board können Briefings hinzugefügt werden. Das sichert nicht nur intern und für das Corporate Marketing von Schwarz+Matt zielgerichtete und strukturierte Prozesse ab, sondern ermöglicht auch Kontrolle und gewährleistet den Kunden Einblicke in die Effizienz ihrer Projekte. Meetings haben wir bisher immer face-to-face abgewickelt. Um nun ohne persönlichen Kontakt effiziente Besprechungen durchführen zu können, haben wir nach einer Lösung für Videochats gesucht, die es ermöglicht, das ganze Team zeitgleich an Online-Meetings teilhaben zu lassen. Wir haben uns für „Zoom“ entschieden. Die Implementierung des neuen Tools hätte einfacher nicht sein zu können: Jeder der Mitarbeiter erhält einen Link und wird damit zum Firmenkonto hinzugefügt. Anschließend kann jeder, wieder per Mail mit einem Link, zu den einzelnen Videokonferenzen eingeladen werden. Und dann kann es auch schon losgehen. „Zoom“ stellt für uns somit die perfekte Ergänzung zu unseren bisherigen Tools wie „Slack“ und „Asana“ dar und rundet die digitale Kommunikation unserer Agentur ab.

Alte Abläufe in neue Strukturen implementieren

Wie fährt man mit den Weekly und Daily Meetings fort? Wie transportiert man die Arbeitsabläufe in die digitale Umgebung und macht sie Home Office tauglich? Da wir unserer transparenten Kommunikation keinen Abbruch tun wollten, gab es ein kurzes Briefing per Mail: Um das bisherige Daily Meeting durchführen zu können, wählt sich jeder der Mitarbeiter morgens um 10 Uhr in den Call per Zoom ein. Per Mail sowie über Social Media werden alle Kunden informiert, dass die Arbeit trotz Corona-Krise nicht liegen bleibt und das Team weiterhin parat steht. Für Besprechungen mit einzelnen Kunden, werden Videokonferenzen eingeplant. Dank der transparenten Projektabwicklung hat trotz plötzlicher Distanz jeder ein Gefühl von Sicherheit und fühlt sich nicht verloren.

Der größte Benefit: Das Team

Die Tools helfen uns digital zu agieren, schnell auf plötzliche Situationen zu reagieren und ortsunabhängig Service bieten zu können. Doch was sich vor allem in dieser für alle absolut ungewissen Situation bewährt hat, war der Teamzusammenhalt. Die Motivation aller Mitarbeiter sorgt dafür, dass keiner den Kopf hängen lässt und jeder sein Bestes gibt, um als Team das Unternehmen weiter voran zu bringen.

Wir merken aktuell, wie schnell sich Umstände verändern können und wurden wieder einmal daran erinnert, wie wichtig es ist, flexibel agieren zu können. Wir lernen aus diesen Situationen und können trotz der großen Herausforderung wichtige Erkenntnisse für die Zukunft mitnehmen. Schwarz+Matt hat sich als Marketingberatung digital aufgestellt und ist bereit, die noch unbekannten Situationen im Rahmen der Corona-Krise zu bewältigen.

Zum Abschluss unsere Tipps fürs Home Office:

• Nutzt interne Kommunikationskanäle, um die Stimmung im Team oben zu halten. Gruppenchats eignen sich hervorragend, um seinen Kollegen mal ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern oder sich gegenseitig ein Update zu schicken, wie es bei einem gerade so läuft. Vergesst nicht, eure Teammitglieder an eurem Arbeitsalltag teilhaben zu lassen. Das fördert das Gemeinschaftsgefühl, die Motivation, ebenso wie die Produktivität.
• Der Arbeitsplatz ist das A und O. Nutzt die Flexibilität und den Komfort und schafft euch in eurem Zuhause eine ruhige Ecke. Viel Licht, frische Luft und ein paar Snacks helfen euch dabei, die Arbeit auch von Zuhause aus erfolgreich abliefern zu können. Inspiration hierzu könnt ihr euch auf unserem Instagram Kanal (@schwarzundmatt) holen.